Boekhouding uitbesteden: slim kiezen voor je onderneming

Veel ondernemers twijfelen: zelf boekhouden of uitbesteden? Wie zijn boekhouding uitbesteedt, weet zeker dat de administratie klopt, de aangiftes op tijd worden gedaan en dat er geen fiscale voordelen worden gemist. Heb je een kleine onderneming of werk je als zzp’er? Dan kun je er ook voor kiezen om alleen de lastigste onderdelen uit te besteden.

• Boekhouder inschakelen
• Kosten boekhouder
• Facturatie zelf doen
• Boekhoudpakket en boekhouder in-een
• Uitbesteden aan een accountant

Veel ondernemers starten zelf met hun administratie. Een spreadsheet of een eenvoudig programma lijkt in het begin vaak genoeg. Maar na verloop van tijd wordt het al snel een tijdrovend en minder leuk karwei. Bonnetjes invoeren, facturen verwerken, btw-aangifte doen – het stapelt zich allemaal op.

Als je merkt dat dit je teveel tijd of energie kost, is het uitbesteden van je boekhouding een logische stap. Je weet dan zeker dat de administratie op orde is en dat je aangiftes netjes en op tijd worden ingediend.

De kosten voor een boekhouder hangen vooral af van de hoeveelheid werk die je wilt uitbesteden. Sommige ondernemers laten de btw-aangifte en de inkomstenbelasting door een professional doen, maar houden het versturen van facturen liever zelf in de hand. Ook taken zoals het bijhouden van het debiteurenbeheer, het controleren of klanten op tijd betalen. Worden vaak door de ondernemer zelf geregeld. Waardoor bespaart kan worden op de kosten van een boekhouder.

Wie meer taken overdraagt, betaalt vanzelfsprekend meer. Het verzorgen van de btw-aangiftes en de inkomstenbelasting kost gemiddeld € 800 tot € 1.200 per jaar. Doe je per kwartaal aangifte, dan rekenen veel boekhouders een bedrag per aangifte, vaak rond de €100. Bedrijven met personeel zijn duurder uit, omdat daar ook de salarisadministratie bij komt kijken. In dat geval liggen de jaarlijkse kosten meestal tussen de € 1.500 en €2.500.

Veel boekhouders werken daarnaast nog met een uurtarief. Een startende boekhouder rekent gemiddeld € 40 tot € 50 per uur, terwijl een ervaren specialist vaak € 70 tot €80 per uur kost. Of wordt er een bedrag gerekend op basis van het aantal factureren en bonnentje. Steeds vaker kiezen boekhoudkantoren zoals RBO voor een vast maandbedrag zodat ondernemers precies weten waar ze aan toe zijn.

Een van de grootste voordelen is de tijd die je bespaart. Boekhouding kost nu eenmaal veel uren, zeker als je er weinig ervaring mee hebt. Door dit werk over te dragen houd je tijd over om je te richten op je bedrijf.

Daarnaast verklein je de kans op fouten. Een boekhouder werkt dagelijks met administraties en kent de regels en uitzonderingen. Zo weet je zeker dat je aangiftes kloppen en voorkom je vervelende boetes.

Een ander voordeel is het inzicht dat je krijgt. Een goede boekhouder kijkt niet alleen terug, maar geeft je ook advies voor de toekomst. Denk aan tips om belastingvoordeel te benutten of een financiële planning die past bij jouw onderneming.

Tot slot geeft het uitbesteden rust. Je weet dat je administratie netjes op orde is en dat alles op tijd wordt ingediend. Dat scheelt stress rond deadlines en zorgt dat je met een gerust hart kunt ondernemen.

Uitbesteden brengt natuurlijk ook een paar nadelen met zich mee. Het eerste is de kostenkant. Een boekhouder of accountant kost geld en dat kan vooral voor kleine ondernemers best een investering zijn. Zeker in de beginfase moet je afwegen of je dit bedrag kunt en wilt uitgeven.

Daarnaast heb je minder direct inzicht in je administratie. Als je alles zelf doet, weet je precies hoe de cijfers in elkaar zitten. Bij uitbesteden moet je erop vertrouwen dat je boekhouder de zaken goed bijhoudt en je tijdig op de hoogte stelt. Dit kan worden opgelost door te kiezen voor een boekhouder die met online software werkt, zodat je altijd zelf kunt meekijken.

Ook is er een stukje afhankelijkheid. Je geeft een deel van de controle uit handen en dat voelt voor sommige ondernemers ongemakkelijk. Het helpt om duidelijke afspraken te maken over welke taken jij zelf doet en wat je boekhouder precies verzorgt.

Een slimme manier om de kosten laag te houden, is door zelf de facturatie te regelen in een online boekhoudprogramma. Je maakt eenvoudig je eigen facturen en kunt inkomende bonnetjes inscannen of uploaden. De software verwerkt deze gegevens automatisch, waardoor alles overzichtelijk blijft.

De boekhouder kan daarna met dezelfde gegevens verder werken. Denk aan het controleren van de administratie, het opstellen van de jaarrekening en het doen van de belastingaangiftes. Zo verdeel je het werk: jij houdt grip op de dagelijkse administratie, terwijl de boekhouder zich richt op de complexere taken.

Steeds meer ondernemers combineren een online boekhoudpakket met de hulp van een boekhouder. Jij voert zelf je inkomsten en uitgaven in, terwijl de boekhouder meekijkt en zorgt dat alles klopt. Zo houd je grip op je administratie en weet je zeker dat de aangiftes en jaarrekening goed geregeld zijn.

Het voordeel van deze combinatie is dat je administratie overzichtelijk en altijd up-to-date blijft. Je kunt zelf op elk moment zien hoe je bedrijf ervoor staat, terwijl de boekhouder je ondersteunt bij de fiscale en meer ingewikkelde onderdelen. Zo profiteer je van het gemak van software en de zekerheid van een professional.

Als ondernemer kun je drie kanten op met je administratie. Je kunt alles zelf doen, je kunt alles uitbesteden of je kiest een middenweg.

Zelf doen is vaak aantrekkelijk voor startende zzp’ers of eenmanszaken met een eenvoudige administratie. Je houdt de kosten laag en hebt volledig inzicht in je cijfers. Het nadeel is dat het veel tijd kan kosten en dat de kans op fouten groter is als je minder ervaring hebt.

Volledig uitbesteden is handig als je administratie complexer wordt of als je liever al je tijd in je bedrijf steekt. De boekhouder neemt dan alle taken over, van btw-aangiftes tot jaarrekening. Dat geeft rust, maar is wel de duurste optie.

Steeds meer ondernemers kiezen daarom voor een combinatie. Je verwerkt zelf de dagelijkse administratie in een boekhoudprogramma en laat de boekhouder de controles en aangiftes doen. Zo blijft het betaalbaar, behoud je inzicht en heb je toch de zekerheid dat alles klopt.

Een boekhouder moet niet alleen je administratie doen, maar ook iemand zijn die bij je past. Het begint vaak met de ervaring: kies iemand die gewend is om te werken met ondernemers zoals jij. Een zzp’er heeft een andere aanpak nodig dan een mkb-bedrijf met personeel.

Ook de manier van werken is belangrijk. Steeds meer boekhouders gebruiken online software, zodat jij altijd zelf mee kunt kijken. Dat geeft meer overzicht en voorkomt dat je het gevoel hebt de controle kwijt te zijn. Vraag dus welke pakketten een boekhouder gebruikt en hoe jij daar toegang toe krijgt.

Verder is het tarief een belangrijk punt. Sommige boekhouders rekenen per uur, anderen werken met een vast maandbedrag. Het helpt om vooraf een duidelijk overzicht te krijgen van wat wel en niet in de prijs zit. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.

Tot slot speelt vertrouwen een grote rol. Je deelt gevoelige financiële informatie, dus je moet erop kunnen rekenen dat alles veilig en zorgvuldig wordt behandeld. Een persoonlijke klik maakt de samenwerking bovendien een stuk prettiger.

Wat kost een boekhouder gemiddeld?
De kosten hangen af van de hoeveelheid werk en de omvang van je bedrijf. Voor een zzp’er ligt dat meestal tussen de € 500 en € 1.500 per jaar. Voor grotere ondernemingen kan dit oplopen tot € 2.500 of meer.

Kan ik alleen mijn btw-aangifte uitbesteden?
Ja, dat kan zeker. Veel ondernemers regelen de dagelijkse administratie zelf en besteden alleen de btw-aangifte of de inkomstenbelasting uit. Zo blijft het betaalbaar en weet je toch zeker dat de aangiftes correct zijn.

Wat is het verschil tussen een boekhouder en een accountant?
Een boekhouder verzorgt de administratie en aangiftes. Een accountant kan daarnaast ook officiële jaarrekeningen en verklaringen opstellen, wat vooral nodig is bij grotere bedrijven of als de bank hierom vraagt.

Hoe behoud ik inzicht als ik mijn boekhouding uitbesteed?
Kies voor een boekhouder die met online software werkt. Daarmee kun je zelf op elk moment je administratie inzien en blijf je op de hoogte van je cijfers.

Is een boekhouder verplicht als ondernemer?
Nee, een boekhouder is niet verplicht. Je mag je administratie helemaal zelf doen. Wel is het verplicht om je administratie op orde te hebben en op tijd je belastingaangiftes te doen.

Kun je een deel van de boekhouding zelf doen en de rest uitbesteden?
Ja, dat is zelfs heel gebruikelijk. Veel ondernemers doen zelf de facturatie en het inboeken van bonnetjes en laten de boekhouder de controles en aangiftes regelen.

Wat kost een boekhoudprogramma en heb ik dan nog een boekhouder nodig?
Een online boekhoudprogramma kost vaak tussen de € 10 en € 40 per maand voor zzp’ers en kan bij grotere bedrijven oplopen tot € 100 of meer. Veel ondernemers combineren software met een boekhouder voor het beste resultaat.

Wat gebeurt er als mijn boekhouder fouten maakt?
Uiteindelijk blijf jij als ondernemer verantwoordelijk voor je administratie. Kies daarom een betrouwbare boekhouder en maak goede afspraken. Veel kantoren hebben bovendien een beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

Wanneer is het slim om over te stappen naar een boekhouder?
Dat moment komt vaak als de administratie te veel tijd kost of complexer wordt, bijvoorbeeld als je personeel aanneemt of meerdere btw-aangiftes moet doen.

Kan ik tussentijds van boekhouder wisselen?
Ja, dat kan altijd. Je huidige boekhouder moet je administratie netjes overdragen. Het is slim om dit rond een btw- of boekjaarafsluiting te doen zodat je nieuwe boekhouder direct met een schone lei kan beginnen.

Of je je boekhouding zelf doet of uitbesteedt, hangt af van je situatie en voorkeuren. Voor een kleine administratie kan zelf doen prima werken, zeker met een online boekhoudprogramma. Wordt je onderneming groter of wil je gewoon geen tijd kwijt zijn aan cijfers, dan is het inschakelen van een boekhouder een logische keuze.

Uitbesteden geeft rust, zekerheid en vaak ook waardevol advies dat zichzelf terugverdient. Tegelijk kun je altijd een deel zelf blijven doen als je de kosten beperkt wilt houden. Zo bepaal je zelf de balans tussen gemak, inzicht en prijs.