Is een UBO register verplicht en wat is het?

Ben je eigenaar van een BV of andere rechtspersoon? Dan moet je jouw UBO’s (Ultimate Beneficial Owners)
registreren. Dit zijn de mensen die uiteindelijk de baas zijn of een groot belang hebben in een bedrijf. Sinds 2020
is dit verplicht voor bijna alle bedrijven in Nederland. In dit artikel lees je wat het UBO-register
precies is, waarom het bestaat en hoe jij je inschrijft.

Wat is het UBO-register?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Dit zijn de personen die uiteindelijk eigenaar zijn of de
zeggenschap hebben over een onderneming. Denk aan iemand die meer dan 25% van de aandelen bezit of meer dan 25% van
de stemrechten heeft. Ook als iemand op een andere manier de feitelijke controle heeft, wordt die persoon als UBO
gezien.

Het UBO-register is een landelijke database waarin deze personen worden geregistreerd. De Kamer van Koophandel
(KvK) beheert het register. Het doel is om duidelijk te maken wie er achter bedrijven en organisaties zit. Zo kan de
overheid beter witwassen en terrorismefinanciering tegengaan en weten zakenpartners met wie ze zakendoen.

Waarom is er een UBO-register?

Het UBO-register is ingevoerd om transparantie te creëren over wie er achter bedrijven en
organisaties zit. Door zichtbaar te maken wie uiteindelijk eigenaar is of zeggenschap heeft, kan de overheid beter
toezicht houden en financiële criminaliteit tegengaan.

Concreet helpt het UBO-register bij het voorkomen van:

• Witwassen van geld via bedrijven of stichtingen.
• Financiering van terrorisme en andere illegale activiteiten.
• Fraude en misbruik van rechtspersonen.

Daarnaast kunnen banken, notarissen en andere financiële instellingen het register gebruiken om te controleren met
wie ze zaken doen. Zo wordt het voor ondernemers en hun zakenpartners duidelijker en veiliger.

Wanneer moet je je inschrijven in het UBO-register?

Vrijwel elke ondernemer die een rechtspersoon heeft, moet de uiteindelijke belanghebbenden
(UBO’s) registreren bij de Kamer van Koophandel. Dit geldt sinds 27 september 2020 en is
verplicht voor nieuwe én bestaande bedrijven.

Je moet UBO’s registreren als je een van deze rechtsvormen hebt:

• Besloten vennootschap (BV)
• Naamloze vennootschap (NV)
• Stichting
• Coöperatie
• Onderlinge waarborgmaatschappij
• Vereniging met volledige rechtsbevoegdheid
• Europese vennootschap (SE)
• Europese coöperatieve vennootschap (SCE)

Eenmanszaken hoeven zich niet in te schrijven. Heb je dus alleen een eenmanszaak, dan hoef je
geen UBO’s te registreren.

Nieuwe bedrijven moeten de UBO-registratie direct afronden bij het inschrijven van de onderneming. Bestaande
bedrijven moesten dit uiterlijk in 2022 doen. Ben je te laat? Dan kan de Kamer van Koophandel een boete opleggen.

Hoe schrijf je je in voor het UBO-register?

Het registreren van je UBO’s gaat via de Kamer van Koophandel (KvK). Je kunt dit zelf online doen,
of het laten regelen door je notaris wanneer je een nieuwe BV opricht. Het proces is eenvoudig en ziet er zo uit:

1. Log in bij de KvK: Ga naar kvk.nl en kies voor UBO-opgave doen.
2. Meld je aan met DigiD of eHerkenning: Afhankelijk van je rechtsvorm heb je DigiD (voor natuurlijke personen) of eHerkenning (voor bedrijven) nodig.
3. Vul de gegevens van de UBO’s in: Naam, geboortedatum, nationaliteit, woonadres en het percentage eigendom of zeggenschap.
4. Upload bewijsstukken: Bijvoorbeeld een aandeelhoudersregister, statuten of een notariële akte die je eigendom aantoont.
5. Dien de opgave in: Na controle ontvang je een bevestiging van de KvK.

Het invullen kost meestal maar een paar minuten per UBO. Houd er rekening mee dat de KvK alleen complete opgaven
verwerkt. Ontbreekt er informatie of bewijs? Dan word je gevraagd dit alsnog aan te leveren.

Bij het oprichten van een nieuwe BV kan de notaris de registratie vaak direct voor je afronden. Dat scheelt tijd en
voorkomt fouten.

Wie kan het UBO-register inzien?

Niet alle informatie in het UBO-register is openbaar. Een deel kan iedereen inzien, maar sommige gegevens zijn
alleen zichtbaar voor bevoegde instanties, zoals de Belastingdienst of politie. Hieronder zie je het overzicht.

Voor het publiek zijn dus alleen basisgegevens zichtbaar. Gevoelige informatie, zoals je volledige adres of kopieën
van identiteitsdocumenten, blijft afgeschermd en wordt alleen gebruikt door overheidsinstanties en opsporingsdiensten.

UBO’s wijzigen of uitschrijven

Verandert er iets in de structuur van je bedrijf, bijvoorbeeld omdat je aandelen verkoopt of een nieuwe eigenaar
krijgt? Dan moet je de UBO-registratie aanpassen. Ook als iemand geen UBO meer is, ben je verplicht
dit door te geven.

Je wijzigt of verwijdert een UBO via hetzelfde online portaal van de Kamer van Koophandel als waar
je de registratie hebt gedaan. Het werkt zo:

1. Log in bij de KvK met DigiD of eHerkenning.
2. Kies voor Wijziging of uitschrijving UBO.
3. Pas de gegevens aan of verwijder de persoon die geen UBO meer is.
4. Upload nieuwe bewijsstukken als dat nodig is (bijvoorbeeld een aangepast aandeelhoudersregister).
5. Dien de wijziging in en wacht op bevestiging.

Je bent verplicht om wijzigingen binnen één week na de verandering door te geven. Doe je dat niet,
dan kan de Kamer van Koophandel een boete opleggen.

Veelgestelde vragen over het UBO-register

Hieronder vind je antwoorden op veelgestelde vragen over het UBO-register.

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register is een openbaar register bij de Kamer van Koophandel waarin wordt vastgelegd wie de uiteindelijke
eigenaar of belanghebbende van een organisatie is. Zo wil de overheid meer transparantie en financiële
criminaliteit tegengaan.

Wat is een UBO?

UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Dit is de persoon die uiteindelijk eigenaar is van of
zeggenschap heeft over een organisatie. Denk aan een aandeelhouder met meer dan 25% van de aandelen of iemand die
feitelijke controle uitoefent.

Is er altijd een UBO?

Ja, elke rechtspersoon heeft minstens één UBO. Alleen eenmanszaken vallen buiten deze verplichting en hoeven geen
UBO’s te registreren.

Wie is de UBO bij een BV?

Meestal is de UBO de aandeelhouder of bestuurder die meer dan 25% van de aandelen bezit of feitelijk zeggenschap
heeft over het bedrijf.

Wie is de UBO bij een stichting?

Bij stichtingen worden de bestuurders of personen die feitelijke zeggenschap hebben als UBO geregistreerd. Ook als
iemand meer dan 25% van het vermogen kan toewijzen of controle uitoefent, wordt deze als UBO aangemerkt.

Welke gegevens worden er geregistreerd?

Naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonland en het soort belang (bijvoorbeeld aandelen of stemrecht).
Gevoelige gegevens zoals volledige geboortedatum, adres en kopieën van documenten zijn alleen zichtbaar voor
bevoegde instanties.

Wie kan de gegevens van de UBO inzien?

Iedereen kan de basisgegevens inzien. Overheidsinstanties zoals de Belastingdienst en politie hebben toegang tot
meer gedetailleerde informatie, zoals adressen en identiteitsbewijzen.

Kan ik zien wie mijn gegevens heeft opgevraagd?

Nee, het UBO-register houdt niet openbaar bij wie jouw gegevens heeft bekeken. Je kunt dat als ondernemer niet
zelf controleren.

Kan ik mijn gegevens laten afschermen?

In principe zijn basisgegevens openbaar. Alleen in uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld bij een aantoonbaar
veiligheidsrisico of bedreiging, kan je bij de Kamer van Koophandel een verzoek tot afscherming indienen.

Geldt de registratieplicht voor alle ondernemingen?

Nee. De registratieplicht geldt voor de meeste rechtspersonen zoals BV’s, NV’s, stichtingen en coöperaties.
Eenmanszaken, VOF’s en enkele andere rechtsvormen hoeven geen UBO’s te registreren.

Wie moet de opgave doen?

Meestal doet de bestuurder of eigenaar de opgave. Je kunt ook een notaris of gemachtigde inschakelen om de
registratie namens jouw bedrijf te verzorgen.

Wanneer moet de registratie plaatsvinden?

Nieuwe bedrijven moeten de UBO-registratie meteen bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel afronden.
Bestaande bedrijven moeten wijzigingen binnen één week doorgeven.

Is de registratie ingewikkeld?

Nee. Je kunt de registratie eenvoudig online doen via de KvK. Je vult basisgegevens in, uploadt bewijsstukken en
dient de opgave in. Veel ondernemers laten het tijdens de oprichting door hun notaris regelen.

Registreren in het UBO-register: kost dat geld?

Nee, de registratie zelf is gratis als je het rechtstreeks via de Kamer van Koophandel doet. Laat je het regelen
door een notaris, dan kunnen daar wel kosten voor in rekening worden gebracht.

Hulp nodig bij het UBO-register?

Het UBO-register klinkt misschien eenvoudig, maar fouten kunnen vervelende gevolgen hebben. Denk aan boetes of
vertraging bij banken en zakelijke partners. Zeker als je een nieuwe BV opricht of je structuur
verandert, is het handig als iemand met ervaring meekijkt.

Wij helpen ondernemers dagelijks met hun administratie en bedrijfsstructuur. Zo weet je zeker dat je UBO-registratie
correct en volledig wordt ingediend en voorkom je problemen achteraf.

Neem contact op voor advies