Hoe lang moet je je boekhouding bewaren?

Als ondernemer ben je wettelijk verplicht om je administratie te bewaren. Dat helpt niet alleen om inzicht te houden in je bedrijf, maar ook om problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Hoe lang je alles moet bewaren, hangt af van het soort administratie.

De Belastingdienst schrijft voor dat de meeste gegevens 7 jaar moeten worden bewaard. Voor sommige onderdelen, zoals vastgoed of digitale diensten in de EU, geldt een termijn van 10 jaar.

• Boekhouder inschakelen
• Kosten boekhouder
• Facturatie zelf doen
• Boekhoudpakket en boekhouder in-een
• Uitbesteden aan een accountant

Alles wat nodig is om een compleet beeld te geven van je bedrijf hoort bij de administratie. Denk bijvoorbeeld aan:

• Facturen (inkomend en uitgaand)

• Bonnetjes en kassabonnen

• Bankafschriften

• Contracten en overeenkomsten

• Agenda’s en rittenregistraties

• Jaarrekeningen en grootboeken

• Correspondentie met klanten en leveranciers

• Loonadministratie als je personeel hebt

• Belastingaangiftes (btw, inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting)

Kortom: alles wat inzicht geeft in je inkomsten, uitgaven en verplichtingen.

Het maakt niet uit of je administratie op papier of digitaal wordt bijgehouden: beide zijn toegestaan. Digitale bestanden zoals e-mails, PDF-facturen of gegevens in een boekhoudprogramma vallen ook onder de bewaarplicht.

Belangrijk is dat je deze bestanden volledig en leesbaar bewaart, zodat de Belastingdienst ze kan controleren. Het is slim om back-ups te maken in de cloud of op een externe harde schijf.

De Belastingdienst spreekt vaak over “basisgegevens” van je administratie. Dit zijn de gegevens die je altijd moet bewaren, omdat ze een compleet beeld geven van je onderneming. Hieronder vallen onder andere:

• Grootboek

• Loonadministratie

• In- en verkoopadministratie

• Voorraadadministratie

• Debiteuren- en crediteurenadministratie

• Gegevens die belangrijk zijn voor belastingheffing van derden

Deze basisgegevens vormen de kern van je boekhouding. Zorg dus dat je ze altijd netjes bewaart, of dat nu digitaal of op papier is.

Moet ik mijn administratie zeven jaar bewaren?
Voor de meeste bedrijfsadministratie geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Voor vastgoed en voor bepaalde elektronische diensten in de EU is dat 10 jaar.

Mag ik alles digitaal bewaren?
Ja. Je mag administratie digitaal bewaren zolang de gegevens volledig, leesbaar en controleerbaar zijn. Maak back-ups, bijvoorbeeld in de cloud.

Wat valt er allemaal onder “administratie”?
Inkoop en verkoopfacturen, bonnetjes, bankafschriften, contracten, grootboek, jaarrekening, aangiftes, correspondentie met klanten en leveranciers, en loonadministratie als je personeel hebt.

Wanneer geldt 10 jaar bewaarplicht?
Met name bij vastgoed en elektronische diensten binnen de EU. Bewaar die gegevens 10 jaar.

Wat als ik te vroeg iets weggooi?
Bij een controle moet je alles kunnen tonen. Ontbreken stukken, dan kan de Belastingdienst schattingen maken en boetes opleggen. Bewaar dus liever te veel dan te weinig.

Hoe bewaar ik bonnen en facturen het handigst?
Scan bonnetjes meteen met je boekhoudapp, koppel je bank, en sla alles centraal op. Zo blijft je administratie volledig en vindbaar.

Wil je hierna nog een korte inleidende paragraaf boven de tabel of is dit precies wat je nodig had?